Ich weiß, dass ich nicht sehr häufig darüber spreche oder schreibe. Aber ich habe ein Faible dafür meine Projekte so genau es geht im Voraus zu planen. Die Projekt-Planung macht mir manchmal so viel mehr Spaß, dass ich darüber vergesse, sie auch tatsächlich umzusetzen. 😆

Dazu passt dann auch, dass ich gestern eine E-Mail bekommen habe, mit der ich beim besten Willen nicht rechnen konnte. Das Planungstool, das ich für meine Selbstständigkeit nutze, führt eine Liste der Personen, die mit diesem Tool am häufigsten arbeiten.

Und seit gestern gehöre ich zu den 10% der Menschen weltweit, die mit ClickUp am meisten arbeiten. Also in den oberen 10% weltweit zu sein, ist – nach meinem Darfürhalten – schon eine ziemliche Leistung. Denn ich habe kein Team, das ich manage oder besonders viele Dienstleister zu koordinieren. Nein, ich verwende ClickUp nur für mich und meine Projekte als Autorin.

Ernsthaft, ich fühle mich da richtig geehrt. Laut SAAS-Welt gibt es mehr als 2 Millionen ClickUp-Nutzer (Stand: 26.11.2024). Ich bin also aktiver in dieser Projektplanungs-Software, als 1,8 Millionen Menschen!

Was ClickUp für mich so besonders macht

Jetzt fragst Du dich sicherlich, warum ich diese Software überhaupt benutze und was sie für mich so attraktiv macht.

Eigentlich bin ich ein eher chaotischer Mensch, der sich öfter mit den Dingen, die bei mir anstehen, verzettelt. Das ist in meinem beruflichen Umfeld arg ungünstig – weshalb eine frühere Teamleiterin mich zu einem Seminar für Zeitmanagement verdonnert hatte.

Ich glaube, dass dieses Seminar (bei dem ich eine von zwei Teilnehmerinnen war), den Grundstein für meine Liebe zu Planung und Organisation gelegt hat. Auch wenn ich an dem einen Tag nur die Grundbausteine für ein erfolgreiches Zeit- und Selbstmanagement mit auf den Weg bekommen habe, hat mich dieses Wissen in den letzten beinahe zwanzig Jahren immer begleitet.

Und ich habe gerne neues hinzugelernt. Und mit der Zeit – und dem Wunsch Bücher zu schreiben und zu veröffentlichen – rückte auch das Thema Projekt-Planung immer mehr in den Vordergrund.

Ich habe mit den Jahren einige Tools ausprobiert und mochte eine Zeit lang Trello sehr gern, da die Kanban-Methode mit den verschiedenen Listen (Swimming Lanes) meiner Art zu Planen gut getan hat. Aber irgendwann bin ich aus diesem Tool herausgewachsen.

Passenderweise hat eine Autorin, der ich in meiner Anfangszeit in diesem Berufsfeld folgte, eines Tages ClickUp erwähnt. Jetzt erwartest Du sicherlich eine Erfolgs-Story und dass ich von Beginn an verliebt in das neue Tool war. Aber das wirst Du bei mir nicht zu lesen bekommen. Denn anfangs war ich hauptsächlich damit beschäftigt, mich an die neue Arbeitsumgebung zu gewöhnen, in die vielen Details einzuarbeiten und für mich herauszufinden, wie ich ClickUp für mich nutzen kann, ohne mich wieder zu verzetteln.

Ganz ehrlich: Am Anfang war die Fülle an Möglichkeiten, die mir ClickUp damals bereits bot, schier überwältigend. Und heute – fünf Jahre später – ist ClickUp sogar noch umfangreicher geworden. Aber genau diese Fülle an Möglichkeiten in nur einem einzigen Tool UND die vorgegebene Struktur, machen es für mich so ideal. Das ist es was mich bei Notion so gestört hatte. 😉 Dort kannst Du zwar deine eigene Datenstruktur erzeugen und auch wirklich viel und frei gestalten. Aber genau das war mir eben zu frei und ungenau.

Ich glaube, ich weife ab …

Als dedizierte Projekt-Planungs-Software ist ClickUp für mich genau richtig gewesen, da ich meine Schreib-Projekte hier nach einem festen Schema (das ich nicht erst selbst entwickeln musste) organisieren kann. Mit den verschiedenen Darstellungs-Optionen kann ich nicht nur in der klassischen Listen-Ansicht, sondern auch – wie bei Trello – in der Kanban-Optik oder (Überraschung) mit einem Gant-Diagramm meinen Projekt-Plan anzeigen lassen. Dazu kommt, dass ich die einzelnen Aufgaben (Tasks) um Unteraufgaben, Checklisten und benutzerdefinierte Felder erweitern kann. So werden meine Aufgaben individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Projektes angepasst.

Und ja: Inzwischen habe mich mehr, als nur die Buch-Projekte in meinem ClickUp.

Die eierlegende Wollmilchsau?

Sieht man sich die Funktionsvielfalt von ClickUp an und welche Software damit ersetzt werden kann, könnte man auf die Idee kommen, dass hier wirklich eine eierlegende Wollmilchsau geschaffen wurde.

Naja, beinahe zumindest.

Es gibt Dinge, die ich mit ClickUp nicht erfasse oder erledige, da es zum Beispiel NICHT für die Buchhaltung ausgelegt ist. Oder für’s Streaming auf Twitch. Aber das Planen und verfolgen von Projekten (inklusive Zeiterfassung, Ideen und Recherche via KI, Chat mit den Teammitgliedern und diverser Dashbordansichten und noch mehr) kann man wirklich alles mit diesem Tool bewerkstelligen.

Und was es (noch) nicht gibt, lässt sich in den meisten Fällen über eine der vielen Schnittstellen einbinden.

Ich habe vor Kurzem für einen Workshop ein paar Screenshots eines meiner Projekte gemacht. Die werde ich Dir nicht vorenthalten, denn ich finde sie für einen ersten Einblick in dieses grandiose Tool, wirklich gut.

Wie Du siehst, kann habe ich sehr viele Möglichkeiten, meinen Fortschritt zu planen und zu überwachen. Mit automatischen Erinnerungen für anstehende und überfällige Aufgaben, dich direkt in der App auf mein Handy ausspielen lassen kann oder auch über meinen Kalender (bspw. mit der Anbindung an den Google-Calender) im Blick behalte.

Außerdem gibt es viele Automatisierungen – sowohl innerhalb der Anwendung, als auch mit Anbindung externer Tool wie Zapier oder Make.com.

Wenn Du also noch nach dem richtigen Projekt-Planungs-Tool für dich suchst, dann ist ClickUp auf jeden Fall einen Versuch wert. Denn bereits in der kostenlosen Variante hast Du unglaublich viele Möglichkeiten, Dich zu verwirklichen.

Was ich sonst noch mit ClickUp mache

Ich habe dieses Projekt-Planungs-Tool inzwischen so stark in mein Leben integriert, dass ich sogar meine persönlichen Belange damit organisiere. In einem eigenen Space halte ich Listen für Geschenk-Ideen, Aufgabenpläne für meine Tochter und Einkaufslisten vor, damit mir da nichts mehr durch die Lappen geht.

Und auch mein Man hat seinen eigenen Platz in meinem ClickUp bekommen. 😉 Da er selbst bereits seit Jahren ein eigenes kleines Business hat, habe ich für ihn eine separaten Space eingerichtet, in dem er seine Termine koordinieren kann. Und in dem ich die Möglichkeit habe, ihn bei verschiedenen Dingen (wie die Abrechnung und Buchhaltung) zu unterstützen.

Außerdem habe ich mehr als nur das Autoren-Dasein, das ich in meinem ClickUp verwalte. Mit meiner Marke „Die Zeilenschubserin“ erstelle ich nicht nur den Buchsatz für andere Autor:innen und Verlage, sondern auch meine Jahres-Planer und Notizbücher. Auch diese Projekte finden meinem eigenen Workspace ihren Platz und ich kann – ohne permanent zwischen verschiedenen Accounts wechseln zu müssen (ja, Papierkram – du bis gemeint) – sie genauso verwalten und verfolgen, wie meine Buchprojekte, meine privaten Einkaufslisten oder das Business meines Mannes.

Und was kommt noch?

Womit ich bisher noch wenig beschäftigt habe, was aber auf meiner „Das muss ich unbedingt umsetzen“-Liste ganz oben steht, sind Automatisierungen zwischen den verschiedenen Anwendungen. Nicht nur, dass ich bei anderen Nutzern gesehen habe, wie man auf recht einfache Art und Weise Social-Media-Post von ClickUp in die verschiedenen Plattformen übertragen, sondern ich denke auch, dass ich verschiedene andere Automatisierungen für mich umsetzen kann (jaaaaa, auch hier gucke ich wieder in Richtung Buchhaltungssoftware ^^). Solltest Du daran Interesse haben, dann schau hier gerne öfter vorbei – oder besser noch, melde dich für meinen Newsletter an. Wenn ich nämlich etwas Neues für mich entdecke, dann lasse ich das auch liebend gerne meine Leser:innen wissen 😁

_{-> falls Du dich über die vielen Links zu ClickUp wunderst: Ich habe einen Link hier geteilt (ja, sehr oft – ich weiß), mit dem Du die Möglichkeit bekommst, 10% auf das von Dir abgeschlossene Abo zu sparen. Und das, ohne dass ich daran etwas mitverdiene ^^}