Auf der suche nach einer Möglichkeit meine Arbeit und mein Privatleben besser zu organisieren, bin ich im vergangenen Jahr über die Software Trello gestolpert. Zunächst dachte ich, dass ich es zwar einmal probieren möchte, habe aber nicht erwartet, dass es mir auf Dauer hilfreich sein würde.

Oh wie ich mich geirrt habe. Trello ist seit etwa einem halben Jahr nun mein ständiger Begleiter bei der Organisation meiner Projekte und meines Alltags.

Trello ist eigentlich eine Projektplanungs-Software, mit der man im Kanban-Stil oder mit SCRUM Projekte organisieren kann. Dabei ist das Tool aber so frei verwendbar, dass man auch den persönlichen Alltag mit Einkaufslisten, Rezepten oder eben seinen Blog verwalten kann.

Etwas Hintergrundwissen … schadet schließlich nicht

Für alle die das Prinzip von Kanban oder SCRUM bisher nicht kennen, sei kurz erklärt:
Kanban stammt aus der Lagerverwaltung des Autoherstellers Toyota und heißt übersetzt soviel wie “Kärtchen”. Beim Kanban-Prinzip werden Kärtchen für die zu erledigenden Aufgaben erstellt und dann in den unterschiedlichen Listen eingesteckt. Als Listen kommen dabei Gruppierungen in Frage die beispielsweise “offen”, “in Bearbeitung” und “erledigt” heißen können. Man ordnet das Aufgaben-Kärtchen also einem Arbeitsschritt zu. Diese Kärtchen wandern dann von einer Liste zur nächsten, bis die Aufgabe erledigt ist und man die Karte getrost wegwerfen kann.

SCRUM hingegen ist eine Methode, die eine flexible Projektarbeit im Team ermöglichen soll. Hier wird mit flachen Hierarchien die direkte Zusammenarbeit und der Wissensaustausch auch und besondern von interdisziplinären Team-Mitgliedern gefördert, um so das gemeinsame Projekt voranzubringen. Einen wirklich ausführlichen Artikel dazu habe ich hier gefunden. SCRUM eignet sich also für die Arbeit von Teams, während man Kanban auch als “Einzelkämpfer” gut nutzen kann.

In Trello kann man jedoch beide Strategien sehr gut umsetzen, da dieses Tool sehr flexibel ist und an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann.

Am Anfang war …

Zunächst muss man sich bei Trello.com anmelden. Dazu kann man entweder seine E-Mail-Adresse verwenden oder sich über die Google-Anmeldung bei Trello einloggen. Man kann Trello sowohl als Browser-Anwendung nutzen, als auch als App auf dem Handy oder für den (Windows) Computer. Ich nutze beispielsweise für unterwegs die Smartphone-App, auf meinem heimischen Computer ist die Windows-App installiert und auf meinen PC auf Arbeit verwende ich die Browser-Anwendung, um meine Aufgaben zu verwalten.

Nach der Anmeldung empfehle ich euch, das Tutorial einmal durchzulesen, das euch bei den ersten Schritten aktiv zur Seite steht und in dem ihr nicht zu sehen könnt, dass man auch ein solches Tutorial als Trello-Board erstellen kann, es hilft auch den Aufbau und Ablauf eines eigenen Projekts zu gestalten.

Wer aber – wie ich – mit Tutorials nicht so viel anfangen und lieber gleich loslegt, der kann sich natürlich auch gleich sein erstes Trello-Board erstellen und darin herum experimentieren.

So und was mache ich jetzt zuerst?

Wie bereits geschrieben, legt man zu allererst ein Board an. Das kann man sich zum Beispiel wie ein großes Whiteboard für die Wand vorstellen. Nachdem man sich ein solches Board erzeugt hat, muss man sich überlegen welche Listen man benötigt. Ich habe beispielsweise ein Board das “Merkliste” heißt. Hier habe ich für verschiedene Bereiche in meinem privaten Leben, unterschiedliche Listen erzeugt. Es gibt eine Liste für Einkäufe, eine für die Essensplanung, eine für Pakete, die ich erwarte, eine für Rezepte und natürlich hat auch jedes Familienmitglied eine eigene Liste.
Aber man kann sich auch einfach 3 Listen erzeugen die dann “zu Erledigen”, “in Bearbeitung” und “Fertig” heißen könnten. Dass ist eben die große Flexibilität, die Trello bietet. Man sollte allerdings genau wissen, was man will 😉

Die Listen sind erzeugt, was kommt jetzt?

Sind die Listen angelegt (oder wenigstens erst mal eine), dann kann man dort seine ToDos als Karten erfassen. Bleiben wir erst einmal bei dem Beispiel der ToDo-Liste mit den verschiedenen Abarbeitungsstatus. Dann kommt in die Liste “zu Erledigen” jede Aufgabe, die einem einfällt. Man klickt unten in der Liste auf “Karte hinzufügen” und trägt dann den Titel der Aufgabe ein – Beispiele sind “Mama anrufen”, “Blumen gießen” oder “Einkaufsliste”. Wie ihr hier bemerkt, könnt ihr nacheinander Kartentitel eingeben, die dann mit der Enter-Taste übernommen werden. So kann man insbesonderen am Anfang viele Aufgaben auf einmal erfassen und aus dem Kopf bekommen.

Sicherlich kann man sie auch gleich in der Liste erfassen, in die die Karte jeweils gehört, aber ich finde dass man auch nutzen sollte was Trello einem bietet. Und das schnelle Anlegen neuer Karten in einer Liste macht es einfach viele Kärtchen schnell anzulegen. Es kann sogar noch schneller gemacht werden, wenn man bereits eine Liste z.B. in Excel (bzw. Calc von Libreoffice/Openoffice) hat – dann kann man diese Liste einfach kopieren in eine Trelloliste einfügen und so binnen weniger Sekunden einen ganzen Kartenstapel erzeugen. Das klappt auf diese Weise übrigens auch mit Checklisten-Einträgen.

Sind die Karten angelegt, klickt man sie (nacheinander) an, um hier Details einzufügen. Diese Details können eine genaue Beschreibung sein, was die Aufgabe umfasst. Man kann ein Datum inklusive Uhrzeit als Frist festlegen oder auf der Karte eine (oder auch mehrere) Checkliste(n) erfassen.

Man kann auch Dateien, Links oder sogar andere Trello-Elemente als Anhang in seine Aufgabenkarte aufnehmen. So wird zum Beipsiel das erste Bild, das man hinzufügt als Karten-Titebild verwendet, dass dann auch in den Listen direkt sichtbar ist. Geschickt gewählt, kann das Bild somit zeigen, worum es bei der Aufgabe geht ohne, dass man den Text lesen muss. Das nutze ich gerne, um zum Beispiel meine Geschenke-Wunschlisten zu füllen. So lässt sich beim durchstöbern leichter aussortieren, was wirklich nötig ist.

Arbeitet man in einem Team, so kann man auch Kommentare auf den Karten erfassen, um die
Teammitglieder auf dem akteullen Stand zu halten oder eine Aufgabe zu diskutieren. Aber
auch für sich selbst kann man solche Kommentare verwenden, um Ideen oder einen
Aufgabenfortschritt festzuhalten.

Man kann nun entweder nacheinander die Details der Karten bearbeiten und hinterher erst in die Liste verschieben, in die die Karte gehört oder man macht es direkt bei der Detailerfassung – hier hat man unter dem Bereicht “Aktionen” einen Button zum Verschieben der Karte und kann dabei nicht nur eine Karte auf eine andere Liste rücken (weil man die Aufgabe vielleicht schon bearbeitet), sondern kann auch ein anderes Board mit einer der dort vorhandenen Listen als Ziel auswählen.

Und wie arbeite ich die Karten ab?

Es gib verschiedene Ansätze, um die Aufgaben abzuarbeiten. Zunächst kann man einfach die Karten in die erste (ToDo) Liste erfassen, wenn man dann beginnt, die Aufgabe zu bearbeiten, verschiebt man sie in die nächste Liste (in Bearbeitung) und nach Beenden der Aufgabe in die Liste der erledigten Aufgaben.

Das kann man auch noch mit einer Frist für die Aufgabe kombinieren, die man in den Kartendetails angeben kann. Diese Frist wird in der Listenansicht permanent angezeigt und (24 Stunden) vor Ablauf der Frist auch noch gelb hinterlegt, um den nahenden Termin deutlich zu machen. Ist die Frist abgelaufen und überschritten, wird sie dann rot unterlegt. So kann man die termingerechte Abarbeitung seiner Aufgaben selbst besser steuern. Diese Termine kommen standardmäßig auch als Erinnerung per App auf’s Handy, als E-Mail oder auch in der Web- und Windows-App.

Leider habe ich bisher keine Möglichkeit* gefunden, die Zeitspanne für die Erinnerung einzustellen – sie ist fix bei 24 Stunden vor Fristablauf. Allerdings kann man über diverse “Power-Ups” auch andere Tools – wie zum Beispiel den eigenen Kalender mit den Daten aus Trello füttern. Und hier kann man dann auch die Benachrichtigungen individualisieren. Allerdings kann ich dazu nicht mehr sagen, da ich dieses Feature bisher nicht selbst ausprobiert habe.

*Hinweis: Den Benachrichtigungszeitpunkt für einen anstehenden Termin kann man inzwischen besser selbst festlegen und zwischen 2 Tagen und 15 Minuten vor dem Termin verschiedene Zeitpunkte auswählen. Eine freie Einstellung gibt es bis jetzt jedoch nicht.

Dann gibt es noch ein weiteres Power-Up, das man hier nutzen könnte. Mit Automate.io kann man Trello mit vielen anderen Apps verbinden, so auch verschiedene Kalender (wie Google Kalender, Microsoft Kalender und weitere Dienste) oder auch mit ToDo-Listen-Apps, wie den ToDoist, zu dem ich noch einen eigenen Artikel schreiben werde.

Kann man die Karten auch löschen, wenn sie fertig sind?

Direkt löschen kann man sie nicht.** Zunächst müssen die Karten archiviert werden. Sind sie dann im Archiv, können sie dort aber endgültig gelöscht werden.

Mich stören die Katen, die ich archiviert habe nicht, weil ich sie ja nicht mehr sehe. Daher habe ich auch noch keine Karten gelöscht. Vielmehr behalte ich sie bewusst im Archiv, da ich dann auf meine vergangenen “Erfolge” zurückblicken kann, wenn ich das einmal nötig habe 🙂

Was das archivieren der Karten angeht, so mache ich das auch nicht direkt nachdem eine Karte abgearbeitet ist, sondern etwa einmal im Monat, wenn ich mein Trello “aufräume”. Aber das ist letztendlich jedem selbst überlassen, wie mit den Karten umgegangen wird. Es ist genaus flexibel, wie das gesamte Tool Trello. Jeder nutzt es so, wie er es für sich als produktiv empfindet.

** Auch hier hat sich seit der Erstellung dieses Artikel einiges geändert und man kann nun Karten auch direkt löschen, wenn man das möchte.

Fazit

Ich habe für mich ganz persönlich in Trello das Tool gefunden, mit dem ich mich bisher am besten organiseren konnte. Keine ToDo-Listen-App, Notiz-App oder die gute alte Zettel-Sammlung haben das bisher so gut geschafft, wie Trello.

Es ist ein äußerst nützliches Tool, das man sowohl einzeln, also auch im Team oder der Familie nutzen kann, um seinen Alltag oder gemeinsame Projekte oder einfach nur den Haushalt zu organisieren.

Ich empfehle euch, Trello wenigstens ein paar Wochen einmal auszuprobieren. Wenn ihr dann feststellt, dass es nichts für euch ist, da könnt ihr es immer noch in die virtuelle Ecke stellen und nie wieder ansehen.

Aber vielleicht stellt ihr fest, dass euch dieses kleine flexible Tool in eurem Alltag unterstützen kann und werdet es – genauso wie ich – nicht mehr missen wollen.

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