Kalender Planer

Ich bin mir sicher, dass ihr in den vergangenen zwei Monaten bereits ganz viel über Produktivität und Teamarbeit aus dem HomeOffice gehört und gelesen habt. Ich bin mir auch genauso sicher, dass Diejenigen unter euch, die bereits länger im HomeOffice arbeiten können, mit den Veränderungen im Arbeitsalltag besser zurechtkommen, als Andere. Doch wie kann man seine Zeit- und Terminplanung optimieren, wenn neben dem Job jetzt noch andere Aufgaben anfallen?

Ich gebe euch heute einen kleinen Einblick in meine aktuellen Methoden, um meine Zeitplanung im HomeOffice besser in den Griff zu bekommen. Wäre ich nur im HomeOffice, wäre das nicht weiter das Problem und ich würde euch nicht damit langweilen. Doch ich habe auch noch eine Tochter, die ich nebenbei betreuen und unterrichten soll. Zumindest bis am 25. Mai wieder so etwas wie ein geregelter Schulalltag losgehen wird und wir nur noch zwei mal in der Woche zu Hause unterrichten müssen.

Block-Planung

Mit der Block-Planung teile ich mir meinen Tag vorab ein. Gerade wenn man mehrere Dinge (Arbeit, Kinderbetreuung, HomeSchooling) in einem Tag unterbringen muss, finde ich diese Methode sehr hilfreich.

Ich lege mir am Wochenende einen Schlachtplan für die kommende Woche zurecht. Ich lege fest, zu welchen Zeiten ich arbeite, wann etwas für die Schule getan werden muss oder auch wann es Zeit für eine Pause ist.

Bevor ihr jetzt anfangt zu stöhnen, dass ein solcher Plan nicht einzuhalten ist, wenn etwas Unvorhersehbares passiert – das ist mir durchaus klar. Und ich nutze diese Planung nicht, um mich strikt daran zu halten. Wenn etwas dazwischen kommt, kann man seine Pläne ja immer noch kurzfristig ändern.

Diese Planung ist eher dafür gedacht, mir bewusst zu machen, was an einem Tag alles erledigt werden muss. Ob ich das dann in den geplanten Zeiten schaffe, steht auf einem ganz anderen Blatt.

Wie ich meine Blockplanung mit dem Google-Kalender angehe

Ich habe ja verschiedene Kalender-Apss und -Tools bereits in früheren Artikeln beschrieben. Allerdings kommt mir für die Blockplanung der Google-Kalender am meisten entgegen. Gerade in der Web-App kann ich wochenweise meine Terminblöcke erfassen. Diese Blöcke kann ich dann auch mit der Maus einfach vergrößern oder verkleinern oder an eine andere Stelle im Kalender ziehen. Mit Rainlendar oder den Handy-Apps von Google-Kalender oder DigiCal lässt sich das weniger komfortabel machen.

Google-Kalender in der Web-App mit meiner Blockplanung

Wie ihr seht, habe ich unterschiedliche Terminblöcke mit verschiedenen Farben in meinen Kalender eingetragen. Jede Farbe steht für gleichartige Aktionen/Termine.

Ich habe mir hier die Arbeit in verschiedene Blöcke eingeteilt, da ich zwischendurch meine Tochter zur Schule fahren und wieder abholen musste. Dann seht ihr, dass ich auch an einem Tag danach noch Einkaufen war. Daher hatte an diesem Tag etwas früher mit der Arbeit angefangen.

Den Samstag in dieser Planung habe ich ganz und gar nicht so verbracht, wie ich das ursprünglich wollte. Denn an diesem Tag hat mir eine Migräne den Tag vermiest und ich habe viel Zeit im Bett verbracht, stat produktiv vor dem Computer zu hocken.

Ihr seht also, dass auch die besten Pläne umgeworfen werden können, wenn einem etwas dazwischen kommt.

Bullet Journaling

Vielleicht habt ihr schon einmal vom Bullet Journal gehört oder habt auch selbst ein solches BuJo in eurem Besitz. Für alle, die es bisher nicht kennen kurz zur Erklärung: Ein Bullet Journal ist ein sehr freies System zur Termin- und Aufgabenplanung. Man kann dafür ein einfaches Notizbuch verwenden (idealerweise mit Dot-Grid oder kariert) oder auch spezielle Bullet-Journal-Bücher, in denen bereits vorgefertigte Seitenlayouts viel Arbeit abnehmen.

Meine Jahresübersicht im Bullet Journal

Für mein eigenes BuJo habe ich ein einfaches Journal mit Softeinband und Dot-Grid-Liniatur gekauft. Gerade, da ich erst im Februar damit angefangen habe, wollte ich erst einmal austesten, was für mich am besten klappt.

In alten Notizbüchern habe ich zum Beispiel unterschiedliche Layouts für meine Monats- und Wochenansichten ausgetestet, bevor ich sie dann wirklich in mein neues Buch übernommen habe. Hilfreich sind auch Webseiten, wie diese hier, um sich eine Dot-Grid-Vorlage zu drucken und dann mit den Abständen im eigenen Buch ein wenig zu experimentieren. Auch damit habe ich einige Probeläufe gemacht.

Da einem kein Layout vorgegeben wird (es sei denn ihr entscheidet euch für ein bereits vordesigntes Buch), kann man jede Seite nach seinen eigenen Wünschen und Bedürfnissen anpassen. Dabei ist vom schlichten Bullet-Stil über einfache Wochen-Spreads bis hin zu elaborierten Designvarianten alles erlaubt, was einem gefällt und hilft.

Was mein BuJo kann … und was auch nicht

Ich verwende mein eigenes Bullet Journal sowohl als Zeitplanungsbuch, als auch als nachträgliches Journal. Und ganz nebenbei dient es noch als entspannender Zeitvertreib.

Ich erfasse für die Woche vorab wichtige Termine und Aufgaben in meinem Bullet Journal. So markiere ich mir die Tage, an denen ich im HomeOffice bin oder meine Tochter (demnächst) wieder zur Schule darf. Wichtige Aufgaben für den Monat oder das Quartal trage ich auf den entsprechenden Seiten ein. Doch damit hört der Planungswille in diesem Medium bei mir auch schon auf.

Denn eines darf man nicht vergessen. Gerade wenn man sein Bullet Journal sehr künstlerisch gestaltet, geht dafür verdammt viel Zeit drauf. Wer keine vorgefertigten Layouts nutzt, muss diese Woche für Woche und Monat für Monat selbst erstellen. Dafür gehen bei mir zum Beispiel für einen Monat mit 4 Wochen schon mal bis zu 2 Stunden drauf – und ich habe vergleichsweise einfache Spreads (das sind die Layouts).

Aber genau diese ein bis zwei Stunden sind auch entspannend. Während ich mein BuJo für den kommenden Monat vorbereite, fällt so der Stress der Woche von mir ab. Das manuelle vorzeichnen der Wochenlayouts, das Eintragen von Terminen, die bereits feststehen, sorgt dafür, dass ich mich auf etwas anderes konzentrieren kann.

Zu guter Letzt dient mein Bullet Journal auch als Mittel, um Vergangenes zu rekapitulieren. Am Ende jedes Monats und auch für jedes Quartal habe ich ein bis zwei Seiten, auf denen ich einfach aufschreibe, wie in den vergangenen Wochen bzw. Monaten passiert ist. Was lief gut, was lief gar nicht. Was kam mir dazwischen oder war ich mir wieder einmal selbst im Weg? Auf diesen Seiten kann ich es raus lassen und so über Strategien nachdenken, wie ich Dinge künftig anders und besser angehen kann.

Sprechen wir noch kurz darüber, was ein BuJo nicht kann. Da fällt mir zu aller erst ein, dass es meine Erinnerungen im Handy ganz schlecht ersetzen kann. Ich muss mich an die Dinge, die im BuJo stehen also schon noch selbst erinnern oder meinen Terminplaner immer bei mir haben. Auch mit dem Verschieben von Terminen und Aufgaben ist das so eine Sache. Man muss den alten Termin durchstreichen und an anderer Stelle neu eintragen – im digitalen Kalender kann man den Eintrag einfach mit der Maus an den neuen Zeitpunkt ziehen oder durch bearbeiten anpassen.

To Dos und Erinnerungen

Mein liebstes Planungstool ist nach wie vor Trello. Inzwischen ist es sogar möglich in Trello-Karten mit Checklisten den einzelnen Checklisten-Einträgen Zuständigkeiten (für Teams) und Fälligkeitdaten hinzuzufügen – leider nur in der teuren Businessvariante *seufz*. Aber auch ohne dieses Feature kann ich mit Trello meine Projekte planen und im Blick behalten. Besonders gerne nutze ich dabei die Erinnerungen.

Mit einer Erinnerung an eine Trello-Karte kann ich mich selbst bis zu 2 Tage vor dem geplanten Termin daran erinnern, dass ich zu einem Projekt noch etwas zu erledigen habe.

Ansonsten arbeite ich auch weiterhin mit ToDoist. Ich weiß, dass ich in meinem Artikel schrieb, dass es nicht das richtige Tool für mich ist. Dennoch nutze ich es weiterhin. Besonders um mich an die täglich und wöchentlich wiederkehrenden Aufgaben zu erinnern, die ich gerne einmal vergesse. Mit der Erinnerungsfunktion von ToDois bin ich nicht so zufrieden, da ich nur einmal am Tag an all meine Aufgaben erinnert werde. Aber auch dafür habe ich eine Lösung.

Kalendererinnerungen sind bei mir immer präsent. Fast jeder Termin, den ich in meinen digitalen Kalender eintrage, bekommt auch eine Erinnerung. Und da ich mein Mobiltelefon fast immer bei mir habe, habe ich auch meine Erinnerungen immer dabei und kann so leicht nichts vergessen.

Zeiterfassung … oder Was habe ich denn wirklich getan?

Noch ein Punkt, den ich ansprechen möchte – der aber nicht unbedingt jedem von euch wichtig sein wird – ist die Zeiterfassung. Gerade für meine freiberufliche Tätigkeit ist es wichtig, feststellen zu können, wie viel Zeit ich wirklich mit Aufgaben verbracht habe, die mit dem Schreiben und meiner Selbständigkeit zu tun haben. Oder wie viel Zeit für Kundenprojekte drauf gingen.

Mit Toggl habe ich ein Tool gefunden, dass es als App für (fast) alle Betriebssysteme (Windwos, MacOS, iOS, Android, Linux) gibt. Hat man alle seine Projekte hier erfasst, kann man mit wenigen Klicks und einer kurzen Beschreibung eine Zeitmessung starten und auch wieder beenden. Am Ende der Woche (oder des Monats) kann man in einer grafischen Übersicht sehen, wie viel Zeit man für welches Projekt verbraucht hat. Bei Kundenprojekten kann man dies dann entsprechend in Rechnung stellen.

Toggl ist bisher das einzige Zeiterfassungs-Tool, das ich ausprobiert habe. Kennt ihr andere Programme, die ich mir ansehen sollte, dann hinterlasst doch einen Kommentar.

Fazit

Viele Wege führen nach Rom. Und ebenso viele Möglichkeiten gibt es seine Zeitplanung effizient zu gestalten. Was für den Einen funktioniert, kann bei einem anderen Menschen in totalem Chaos enden. Jeder hat seine eigenen Methoden. Aber das bedeutet nicht automatisch, dass man daran nichts verbessern kann. Ich habe euch meine aktuellen Methoden zur Zeitplanung hier vorgestellt. Habt ihr andere Vorschläge? Dann lasst es mich in den Kommentaren wissen.

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